Executive Assistant and Board Liaison / Adjoint(e) exécutive et liaison avec le conseil d’administration
Une annonce en français suivra
The College of Physicians and Surgeons of New Brunswick (CPSNB) is the regulatory authority responsible for licensing and overseeing the practice of medicine in New Brunswick. Its mission is to protect the public by ensuring that physicians meet high standards of practice, professionalism, and ethical conduct. The CPSNB establishes and enforces guidelines for medical practice, assesses the qualifications of physicians, and addresses concerns related to professional conduct and competence. Through these efforts, the College promotes safe, effective, and patient-centered healthcare across the province. The CPSNB is seeking an Executive Assistant and Board Liaison (EA) to support its mandate.
The College of Physicians and Surgeons of New Brunswick (CPSNB) is the regulatory authority responsible for licensing and overseeing the practice of medicine in New Brunswick. Its mission is to protect the public by ensuring that physicians meet high standards of practice, professionalism, and ethical conduct. The CPSNB establishes and enforces guidelines for medical practice, assesses the qualifications of physicians, and addresses concerns related to professional conduct and competence. Through these efforts, the College promotes safe, effective, and patient-centered healthcare across the province. The CPSNB is seeking an Executive Assistant and Board Liaison (EA) to support its mandate.
Reporting to the Registrar and CEO, the EA provides administrative support to ensure efficient operations within the Office of the CEO and the Operations Department. This critical role supports the CPSNB, and all tasks related to meetings of its Council and coordinates strategic planning activities.
Key Responsibilities
- Works closely with the Registrar and CEO to ensure proper procedures and administrative protocols are followed to provide sufficient support and that Board meetings run smoothly
- Prepares meeting packages and other documents for the Board and Executive Committee meetings
- Manages logistical aspects of Board and Executive Committee meetings, including calendar invites, meeting room bookings, AV requirements, catering and attendance lists, etc.
- Records, compiles, transcribes and distributes minutes of Board meetings and follow-up action items
- Primary point of contact for Board members
- Supports the Board President with administrative duties as required
- Manages and maintains calendars and coordinates meetings, appointments and travel arrangements for the Registrar and CEO
- Supports the Registrar and CEO for strategic planning
- Helps coordinate the Registrar and CEO's weekly meetings with the senior leadership team
- Develops, prepares and modifies documents including presentations, correspondence, reports, drafts memos, emails, etc.
- Responds professionally to phone inquiries and directs phone inquiries to the appropriate staff members
- Coordinates responses to incoming general e-mails and faxes
- Provides input on increasing administrative efficiency within the organization
- Bilingual - fluency in English and French is a requirement
- Detail-oriented with excellent editing and proof-reading skills
- Strong organizational skills
- Outstanding communication and people skills
- Ability to maintain a calm demeanor during busy or stressful times
- Ability to exercise good judgment in recognizing scope of authority and protecting confidential information is required
- Ability to manage multiple tasks promptly
- Team player who can also work independently and take initiative
- Advanced in using Microsoft B365 and quick study when it comes to a variety of business software
- Ability to work hard and have fun
- Postsecondary Education or equivalent years of relevant experience
- Minimum of five (5) years of related administrative experience
- Any equivalent combination of education, training and experience determined to be acceptable
- Project management skills would be an asset.
If you are interested in pursuing this exciting opportunity, please apply below. For more information, please contact Bola Moradeyo at (bmoradeyo@kbrs.ca).
Diversity and Accessibility Statement
The College of Physicians and Surgeons of New Brunswick is committed to being an organization where diversity and different perspectives are valued. They strive to be an organization that is inclusive, supportive, and reflective of the communities and organizations they serve and encourage applications from candidates who identify as part of a traditionally marginalized community.
KBRS will provide support in its recruitment processes to applicants with disabilities, including accommodation that considers an applicant’s accessibility needs. If you require accommodation to participate as a candidate in the recruitment process, please contact accommodate@kbrs.ca or communicate your needs to our team.
KBRS will provide support in its recruitment processes to applicants with disabilities, including accommodation that considers an applicant’s accessibility needs. If you require accommodation to participate as a candidate in the recruitment process, please contact accommodate@kbrs.ca or communicate your needs to our team.
Le Collège des médecins et chirurgiens du Nouveau-Brunswick (CMCNB) est l’autorité réglementaire chargée de délivrer les autorisations d’exercer et de superviser la pratique de la médecine au Nouveau-Brunswick. Sa mission est de protéger le public en veillant à ce que les médecins respectent des normes élevées en matière de pratique, de professionnalisme et de conduite éthique. Le CMCNB établit et applique des lignes directrices pour la pratique médicale, évalue les qualifications des médecins et traite les problèmes liés à la conduite et à la compétence professionnelles. Grâce à ces efforts, le Collège promeut des soins de santé sûrs, efficaces et centrés sur le patient dans l’ensemble de la province. Le CMCNB recherche un(e) adjoint(e) exécutive et liaison avec le conseil d’administration (AE) pour l’aider à remplir son mandat.
Sous la responsabilité du greffier et de la direction générale, l’AE fournit un soutien administratif afin d’assurer l’efficacité des opérations au sein de la direction générale et du service des opérations. Ce rôle essentiel consiste à soutenir le CMCNB et toutes les tâches liées aux réunions de son Conseil et à coordonner les activités de planification stratégique.
Principales responsabilités
- Travailler en étroite collaboration avec le greffier et la direction générale, veillant à ce que les procédures et les protocoles administratifs appropriés soient respectés afin de fournir un soutien suffisant et d’assurer le bon déroulement des réunions du conseil d’administration.
- Préparer les dossiers de réunion et autres documents pour les réunions du conseil d’administration et du comité exécutif.
- Gérer les aspects logistiques des réunions du conseil d’administration et du comité exécutif, y compris les invitations au calendrier, les réservations de salles de réunion, les exigences audiovisuelles, les listes de traiteur et de participants, etc.
- Enregistrer, compiler, transcrire et distribuer les procès-verbaux des réunions du conseil d’administration et les mesures de suivi.
- Servir de point de contact principal pour les membres du conseil d’administration
- Soutenir la présidence du conseil d’administration dans ses tâches administratives, le cas échéant.
- Gérer et tenir à jour les calendriers et coordonner les réunions, les rendez-vous et les déplacements du greffier et du directeur général.
- Soutenir le greffier et la direction générale en matière de planification stratégique
- Aider à coordonner les réunions hebdomadaires du greffier et de la direction générale avec la haute direction.
- Élaborer, préparer et modifier des documents, y compris des présentations, de la correspondance, des rapports, des ébauches de notes de service, des courriels, etc.
- Répondre professionnellement aux demandes de renseignements téléphoniques et les acheminer vers les membres du personnel compétents.
- Coordonner les réponses aux courriels et télécopies généraux entrants.
- Contribuer à l’amélioration de l’efficacité administrative au sein de l’organisation.
- Le bilinguisme (anglais et français) est une exigence.
- Souci du détail et excellentes compétences en édition et en relecture
- Solides compétences organisationnelles
- Excellentes compétences en matière de communication et de relations humaines
- Capacité à maintenir un comportement calme en période de forte activité ou de stress
- La capacité à faire preuve de discernement en reconnaissant l’étendue de son autorité et en protégeant les renseignements confidentiels est requise.
- Capacité à gérer rapidement des tâches multiples
- Esprit d’équipe, capacité à travailler de manière autonome et à prendre des initiatives
- Maîtrise de l’utilisation de Microsoft B365 et apprentissage rapide d’une variété de logiciels d’entreprise
- Capacité à travailler dur et à s’amuser
- Formation post-secondaire ou années équivalentes d’expérience pertinente
- Au moins cinq (5) ans d’expérience administrative connexe
- Toute combinaison équivalente d’études, de formation et d’expérience jugée comme acceptable
- Des compétences en matière de gestion de projet seraient un atout.
Si cette opportunité vous intéresse, veuillez postuler ci-dessous. Pour plus d’information, veuillez communiquer avec Bola Moradeyo (bmoradeyo@kbrs.ca).
Déclaration sur la diversité et l’accessibilité
Le Collège des médecins et chirurgiens du Nouveau-Brunswick s’engage à être une organisation où la diversité et les différentes perspectives sont valorisées. Il s’efforce d’être une organisation inclusive, solidaire et représentative des communautés et des organisations qu’il sert, et encourage les candidatures des personnes qui s’identifient comme faisant partie d’une communauté traditionnellement marginalisée.
KBRS apportera son soutien aux candidats en situation de handicap dans le cadre des processus de recrutement, y compris par des adaptations tenant compte des besoins d’accessibilité des candidats. Si vous avez besoin d’une adaptation pour participer au processus de recrutement, communiquez avec accommodate@kbrs.ca ou faites part de vos besoins à notre équipe.